Ich würde in die Diskussion gerne weitere Unterscheidungen einbringen:

a) privat
b) geschäftlich/dienstlich
c) Stellenwert von E-Mail als Medium

a) privat mag dies mit ebenfalls privaten Nachrichten durchaus akzeptabel sein. Aber schon mit einer per Mail zugestellten Nachricht meines Vermieters finde ich es problematisch, da ich ihm zumute, sich meinen Urlaubstermin zu notieren und nach meiner Abwesenheit noch einmal die Unterlagen zu senden.

b) geschäftlich ist dies nicht möglich. Es gibt Bestimmungen zur Aufbewahrung von Geschäftskorrespondenz. Diese werden nicht durch eine Reply-Antwort aufgehoben.
Wie kommt das Ganze denn an der Hochschule an, wenn der Dekan eine Nachricht an die Senatsmitglieder versendet, davon drei im Urlaub die Annahme der Mail 'verweigern', da sie in Urlaub sind. Soll das Sekretariat nun eine Wiedervorlage führen und danach Rückkehr die Mail erneut versenden.
Dies führt übrigens mittelfristig nur zu einer neuen Funktion im Mailprogramm. Diese wird automatische Reply-Antworten erkennen, durch Suche den eingetragenen Termin erkennen und eine automatische Neuversendung veranlassen.

c) Grundsätzlich ist die Frage, ob dies eigentlich nur für E-Mails gilt. E-Mail ist für mich ein gleichberechtigtes Medium neben anderen: Post, Fax, Telefon, Gespräch. Bei Abwesenheit bin ich zum Gespräch nicht erreichbar, das Telefon kann ich abschalten, den AB abstellen. Auch das Fax kann ich abstellen. Konsequent müsste ich aber auch den Briefkasten zukleben mit dem Hinweis "Abwesend, Post wird erst am 15.6 wieder angenommen. Eintreffende Post zurück an Absender". (was natürlich auch für das Posteingangsfach am Arbeitsplatz gelten muss) Also, wenn schon, denn schon. Keine halben Sachen. Ach ja. Die Frist des Gerichts oder der Strassenverkehrsbehörde wegen falschem Parken verlängert sich nicht, weil ich gerade mal abwesend bin.

Wirklich konsequent in Sachen E-Mail wäre, den E-Mailaccount für die Abwesenheit abzuschalten.

Netter Versuch mit dieser Strategie. Ich fürchte aber, dass er nicht sehr praxistauglich in zu vielen Situationen ist.

Ich habe alle drei Kommentare gelesen und alle drei kommen - mehr oder weniger - zu dem Urteil, dass ein Löschen der Mails respektlos sei. Ihr gebt dann eine Reihe von guten Effizienzstrategien, wie man das Problem lösen kann; würde man diese systematisch anwenden, dann gebe es vielleicht das e-mail-Box Problem nicht. Was aber ist, wenn die Box so viele Mails enthält (nettomails), dass man sie definitiv nicht am Tag beantworten kann, auch wenn man 12 Stunden nur mails beantworten würde - Masie http://www.masie.com/ bekommt noch eigenen Aussagen 3000 mails am Tag.

Also: es gibt diese "objektive" Grenze, wo genau sie liegt ist wieder von vielen Faktoren abhängig. Wie geht man damit um? Das ist doch eine berechtigte Frage und der Hinweis auf mehr Effizienz hilft da nicht weiter. Der erwähnte Masie hat sein mailbox (zumindest die offizielle) ausgeschlatet - auch eine Lösung?

Wir reden von "Respekt". Respekt ist ein wechselseitiger Begriff, der nur "funktioniert", wenn beide Partein ihr Verhalten aufeinander abstimmen. Nun weiß der Sender nichts davon, dass am anderen Ende die Mailbox überquillt, ihm ist also kein Vorwurf zu machen. Was wäre wenn er es wüßte, nach dem Motto: "Mail box erreicht 500 Mail, bitte prüfen sie die Relevanz und Dringlichkeit ihrer Mail ehe sie sie versenden!" DANN hätte man die Bedingungen für Respekt (Achtung vor der Arbeitsbelastung des Empfängers, Achtung vor den Gedanken des Senders) erfüllt.

Ich bin auch der Meinung, dass man die in der Postmetapher steckenden Implikationen genauer bedenken sollte: Ein virtueller Briefkasten kennt keine räumlichen Begrenzungen wie ein realer, er kann also gar nicht überquillen und dem Einwerfer signalisieren: "Halt , heute geht hier nix mehr!". Ebenso tut man so, als ob das Regelset zur Briefkommunikation analog zur e-mailkommunikation gesehen werden müsste. Aber warum? Gut, vieles ist gleich, einiges aber auch anders (wie die Raumbegrenzung), aber warum kann man nicht das Regelset (mit Ankündigung!!) erweitern, es den persönlichen Belangen anpassen, wie Gabi es getan hat. Soziales Handeln ist Verhandlungssache und regelbasiert! Warum kann man nicht neue Regeln ins "Spiel" bringen, damit das Spiel besser gespielt werden kann (Mutation)? Das ist nicht respektlos sondern kreativ. Ich meine, wir sind noch nicht soweit um zu sagen: wir haben DIE optimalen Regeln für die online-Kommunikation gefunden. Und bis dahin kann man doch "vernünftig" ausprobieren - mit Ansage versteht sich!

Ich finde diese Strategie durchaus verständlich! Es ist ein reiner Wahnsinn, was man heute so alles per Mail zugesandt bekommt. Und überall wird man noch CC gesetzt.

Allerdings denke ich von Mail heute als Ersatz für Post. Es heißt ja auch Mailbox (=Briefkasten). Bei Mail gehe ich also davon aus, dass sie ankommt und irgendwann gelesen wird. Das muss aus meiner Sicht nicht immer am gleichen Tag sein - es ist ja kein Instant-Messenger oder Telefon-Kontakt. Wenn ich also die Mail an den Briefkasten geschickt habe, dann gehe ich davon aus, dass sie dort ist. Ich interessiere mich im Moment des Absendens gar nicht dafür, ob der Empfänger grad Zeit hat oder ober überhaupt da ist. Es ist ja Asynchron und der Empfänger muss keine Zeit haben, während ich die Mail verschicke.

Wenn nun der Empfänger die Mail löscht, dann ist es ja ein bisschen so, als ob man einen Postkasten nach dem Urlaub entleeren würden und die Post direkt in den Mülleimer schmeissen würde - ohne den Inhalt in Augenschein zu nehmen.

Die Strategie von Markus Aeschimann finde ich dabei durchaus interessant. Ich dachte auch schon darüber nach, ob nicht eine Art EisenhauerMatrix dafür eine Lösung wäre. Das neue Outlook bittet ja auch ein sehr schönes Kategoriensystem - mit dicken farbigen Klötzen. Dann könnte man alles rot makieren, was man bearbeiten muss, und eine andere Farbe für Mails, die man nur ablegen muss.

Wenn man nur CC gesetzt ist, dann ist das auch Signal, dass eine Mail nicht eine direkte Bearbeitung erfordert.

Noch toller kann man es natürlich machen, wenn man in einem großen Team arbeitet und eine Abkürzungssprache vereinbaren kann. Unser Verwaltungsleiter hat das bei uns eingeführt: p.f. für "please file" und o.f.i. für "only for information" gegenüber p.h. für "please handle". Nun kann man diese Kürzel in den Betreff mit aufnehmen.

Schließlich kann man dann über die Virtuellen Ordner, die es sowohl in Outlook als auch in Thunderbird gibt, neue Ordner erstellen, die dann automatisch die Nachrichten anzeigt, die Bearbeitung erfordern und andere virtuelle Ordner, die alle Nachrichten anzeigen, die nur als Info gedacht sind. Wohlgemerkt - das sind nur virtuelle Ordner, man verschiebt Mails nicht. Es sind gewissermaßen Ansichten basierend auf Filterkriterien.

Schließlich gibt es noch sowas wie popfile. Das ist nun wirklich der WAHNSINN und sicher sehr interessant für jeden, der überquellende Mailboxen hat. Das ist ein Programm, welches lernt, Mails zu filtern - und zwar nach eigenen Vorgaben. Allerdings muss man da etwas tiefer einsteigen und auch etwas Zeit und Mühe investieren. Einmal konfiguriert, muss man dem Programm nach dem Empfang von Mails immer wieder sagen, wie man diese Mails sortiert hätte - die Mails also durchkategorisieren. Das Programm wird versuchen, die Kategorisierung selbst vorzunehmen. Es schreibt die Kategorien auf Wunsch in den Betreff oder versteckt in den Text der Mail. Nach diesen Katagorien kann man Mails nun über virtuelle Ordner anschauen - oder sogar Mails tatsächlich verschieben lassen. Bei Spam und Trennung von Privater und Geschäftlicher Mail klappt das hervorragend. Es wäre zu prüfen, ob es auch bei einer Sortierung im Stil der Eisenhauermatrix klappt. Es wertet den Inhalt der Mail aus - aber anhand von Wortlisten. Bei Mails aus unterschiedlichen Kontexten ist das gar kein Problem. Ob es sogar unterscheiden kann, ob eine Mail zu bearbeiten oder nur zu lesen ist, dass wäre einen Versuch wert...

Grüße
Christian